Tässä selosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Rovaniemen Tradenomiopiskelijat ROTTA ry kerää, mihin niitä käytetään ja mitä oikeuksia sinulla on omiin tietoihisi.
Rekisterinpitäjä
Rovaniemen Tradenomiopiskelijat ROTTA ry
Y-tunnus 2682759-1
Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi
Tietosuoja-asioista vastaa puheenjohtaja. Yhteydenotot: puheenjohtaja@rotta-ry.fi
Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
Jäsenyys
ROTTAn jäsenyys syntyy Tradenomiopiskelijoiden jäsenyyden kautta, ja varsinaista jäsenrekisteriä ylläpitävät Tradenomiopiskelijat.
Haalaritilaukset
Haalaritilauksessa kerättävien henkilötietojen käsittely on kuvattu omassa selosteessaan: Haalaritilauksen tietosuojaseloste. Siinä kerrotaan tarkemmin, mitä tietoja tilauksesta kerätään, millä perusteella niitä käsitellään ja kuinka kauan ne säilytetään.
Tapahtumailmoittautumiset
Tapahtumien lipunmyynti ja ilmoittautumiset hoidetaan pääosin Kide.app-palvelussa, jolloin tiedot käsitellään kyseisen palvelun ehtojen mukaisesti. Joissakin tapahtumissa voimme kysyä lisäksi erityisruokavaliotietoja ja allergioita tarjoilun järjestämiseksi. Kerätyt tiedot poistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tapahtumasta.
Yhteydenotot
Kun otat meihin yhteyttä sähköpostilla tai verkkosivujemme yhteydenottolomakkeella, käsittelemme viestissäsi olevia tietoja asian hoitamiseksi. Lomakkeella kerätään nimi, sähköpostiosoite, viestin aihe ja viestin sisältö. Perusteena on oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin.
Lomakkeella lähetetyt viestit tallentuvat sähköpostin lisäksi verkkosivustomme tietokantaan, jotta ne eivät katoa hallituksen vaihtuessa. Käytämme Forminator-lomakeohjelmistoa, joka toimii omalla palvelimellamme – tietoja ei siirretä ulkopuoliselle lomakepalvelulle.
Edunvalvonta- ja häirintäilmoitukset
Osoitteeseen edunvalvonta@rotta-ry.fi voi ilmoittaa opintoihin liittyvistä ongelmista sekä häirinnästä ja epäasiallisesta kohtelusta. Näissä viesteissä voi olla arkaluontoisia tietoja, ja ilmoitus voi koskea myös muuta henkilöä kuin ilmoittajaa itseään.
Käsittelemme näitä yhteydenottoja luottamuksellisesti. Viestit näkee vain edunvalvontaryhmä, ei koko hallitus, emmekä vie asiaa eteenpäin oppilaitokselle tai muulle taholle ilman ilmoittajan suostumusta – paitsi jos meillä on siihen lakisääteinen velvollisuus. Käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme hoitaa jäsentemme edunvalvontaa.
Ilmoituksia säilytetään vain niin kauan kuin asian hoitaminen vaatii, ja ne poistetaan viimeistään toimintakauden päättyessä. Jos haluat kertoa asiasta nimettömänä, sen voi tehdä puhumalla hallituksen jäsenelle kasvokkain.
Ideat ja ehdotukset
Verkkosivuillamme voi lähettää ideoita esimerkiksi haalarimerkeistä ja tapahtumista. Lomakkeella kerätään nimi, sähköpostiosoite, idean kuvaus ja idean tyyppi sekä halutessasi liitteenä kuva tai luonnos. Kuvatiedostot tallentuvat verkkosivustomme palvelimelle.
Käsittelyn perusteena on suostumuksesi, jonka annat lomakkeella hyväksymällä ideoiden lähettämisen ehdot. Voit peruuttaa suostumuksesi ja pyytää lähettämäsi aineiston poistamista milloin tahansa osoitteesta hallitus@rotta-ry.fi.
Valokuvat
Julkaisemme tapahtumista valokuvia verkkosivuillamme ja sosiaalisessa mediassa. Kerromme kuvaamisesta tapahtuman yhteydessä. Jos et halua kuvaasi julkaistavan tai haluat jo julkaistun kuvan poistettavaksi, ilmoita siitä osoitteeseen hallitus@rotta-ry.fi.
Hallitus-sivulla julkaisemme lisäksi hallituksen jäsenten esittelykuvat. Esittelykuva julkaistaan vain, jos henkilö on antanut siihen suostumuksensa. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa, jolloin kuva poistetaan sekä sivulta että sivuston mediakirjastosta.
Verkkosivuston lokitiedot
Verkkosivustomme kirjaa kirjautumisyritykset ja niiden IP-osoitteet sivuston suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Perusteena on oikeutettu etu suojata sivusto. Sivusto ei käytä analytiikka- eikä mainosevästeitä.
Kenelle tietoja luovutetaan
Emme myy emmekä luovuta tietoja markkinointitarkoituksiin. Tietoja käsittelevät puolestamme seuraavat palveluntarjoajat:
- Domainhotelli – verkkosivuston palvelintila. Palvelimet sijaitsevat Suomessa.
- Google Drive – verkkosivuston varmuuskopiot, jotka sisältävät myös lomakkeilla lähetetyt viestit ja liitteet
- Kide.app – tapahtumalippujen ja haalarimerkkien myynti
- Google forms – Haalareiden tilauslomake
- Tradenomiopiskelijat ja Tradenomit – jäsenyyteen liittyvät tiedot
- Meta (Instagram) ja TikTok – sosiaalisen median kanavamme
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle muutoin kuin edellä mainittujen palveluiden omien käytäntöjen mukaisesti.
Kuinka kauan tietoja säilytetään
- Haalaritilaukset: säilytysajat on kuvattu haalaritilauksen tietosuojaselosteessa.
- Tapahtumailmoittautumiset: tapahtuman jälkeen enintään 6kk.
- Sähköpostiyhteydenotot: kunnes asia on hoidettu, enintään vuoden.
- Lomakevastaukset (yhteydenotot ja ideat): enintään 12 kuukautta, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti.
- Lomakkeen lähettäjän IP-osoite: 30 päivää, jonka jälkeen se anonymisoidaan.
- Toteutuneiden ideoiden tekijätieto: säilytämme sen erikseen, jotta osaamme mainita tekijän.
- Kirjautumisyritysten lokitiedot: vain niin kauan kuin sivuston suojaaminen edellyttää. Epäonnistuneiden kirjautumisten laskuri nollautuu 24 tunnin kuluessa.
- Valokuvat: toistaiseksi.
Tietojen suojaus
Verkkosivusto käyttää salattua HTTPS-yhteyttä. Ylläpitotunnuksia on rajattu määrä, ne on suojattu vahvoilla salasanoilla ja kirjautumisyritysten määrää on rajoitettu. Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa toimistollamme.
Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
- pyytää virheellisen tiedon oikaisemista
- pyytää tietojesi poistamista, ellei laki velvoita meitä säilyttämään niitä
- vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista
- peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa
Pyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen hallitus@rotta-ry.fi. Vastaamme noin kuukauden kuluessa.
Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
Selosteen päivittäminen
Päivitämme selostetta, kun toimintamme tai tietojenkäsittelymme muuttuu.
Seloste päivitetty: 28.8.2026